A megőrzésről meg ugyanez a rendelet azt írja, hogy
17. § (1) A számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.
Tudjuk, hogy a GKM rendelet nem hatályos, de helyette van másik: 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól. Annak is megfelel? Valószínűleg önmagában egy csomó fizetős sem, úgyhogy marad a papír másolat, mint legális megoldás, még ha sokan nem is hajlandóak ezt tudomásul venni.
3. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.
(2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága - például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.
4. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzésről a 3. §-ban szereplő követelmények folyamatos teljesítése mellett, a megőrzendő elektronikus dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan köteles gondoskodni.
(2) A megőrzésre kötelezett különösen az 5-8. §-ban meghatározott módon gondoskodhat a 3. §-ban meghatározott feltételek teljesítéséről.
5. § (1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel bizalmi szolgáltatót is megbízhat.
(2) Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem bizalmi szolgáltató útján gondoskodik, akkor a 3. § (1) bekezdése szerinti utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról.
(3) Ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni.
6. § (1) Az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan zárt rendszer is használható, amely a dokumentum keletkezésének vagy a megőrzésre kötelezetthez történő megérkezésének időpontjától biztosítja a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelmények teljesítését.
(2) Ha jogszabály az adattartalom sértetlenségének biztosítását írja elő, az teljesíthető az eredeti dokumentum formátumának, struktúrájának megváltoztatása esetén is.
(3) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak.
(4) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek azért, hogy az alkalmazott zárt rendszerű archiválási folyamat megfelel a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek.
(5) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftvernek vagy informatikai megoldásnak olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely részletes tájékoztatást nyújt legalább az alábbiakról:
a) szoftver vagy informatikai megoldás működésére vonatkozó áttekintő folyamatok,
b) alkalmazott technológiák,
c) alkalmazott szabványok,
d) zárt rendszerű archiválást garantáló megoldások,
e) folyamatba épített és utólagos informatikai és belső ellenőrzési tevékenységek.
7. § A megőrzésre kötelezett az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 10. melléklet 6. és 13. pontja szerinti adatszolgáltatással érintett, számla, számlával egy tekintet alá eső okirat (a továbbiakban együtt: elektronikus számla dokumentum) elektronikus formában történő megőrzését teljesítheti olyan módon is, amely megfelel a következő követelményeknek:
a) a megőrzésre kötelezett az adott elektronikus számla dokumentumhoz az állami adó- és vámhatóság közleményében meghatározott módon egyirányú kódolási algoritmussal előállít egy különálló, de az adott elektronikus számla dokumentummal együtt kezelt adatot (a továbbiakban: hash kód),
b) a megőrzésre kötelezett az a) pontban létrehozott hash kódot a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendeletben [a továbbiakban: 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet] foglaltak alkalmazásával megküldi az állami adó- és vámhatóság részére,
c) ha az állami adó- és vámhatóság visszaigazolja a b) pontban meghatározott módon megküldött adatszolgáltatás sikeres feldolgozását, biztosítható az elektronikusan megőrzött számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adattartalmának védelme és az eredet hitelessége,
d) a megőrzésre kötelezettnek az a) pontban foglaltak alapján képzett hash kódot és az elektronikus számla dokumentumot együttesen szükséges megőriznie, ezzel igazolva az elektronikus számla dokumentum adattartalmának változatlanságát, valamint az utólagos módosítás és sérülés kizárását.
8. § A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 14. §-a szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum esetében a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek olyan elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely megfelel a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek, valamint biztosítja az elektronikus dokumentum megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.
9. § (1) Ez a rendelet 2018. július 1-jén lép hatályba.
(2) Azokat a dokumentumokat, amelyeknél a megőrzési kötelezettség e rendelet hatálybalépését megelőzően keletkezett, de archiválásukra a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján nem került sor, a megőrzésre kötelezett köteles az e rendeletben foglaltaknak megfelelően archiválni.
(3) Azon dokumentumok esetében, amelyek archiválására a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján sor került, a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettségének 2018. július 1-jétől az e rendeletben foglaltaknak megfelelően is eleget tehet.
