Szerintem egy ticketing rendszer kell nektek. Alapból ügyfélszolgálatoknak találtak ki, de ezeket használják a szoftverek hibakövetésére is (pl. Bugzilla). Ezekbe bárki (jogosult) felvihet témákat, hozzárendelhet felhasználókat, akik kommentelhetik, vagy rögzíthetik a jegy státuszának változásait (pl. új hiba, személyhez rendelve, több infó kell, javítva, ellenőrizve stb.) vagy bármilyen más munkafolyamat lépéseit.

Ha van belső szerveretek, még külsős tárhelyet sem kell bérelni, mert alig kell erőforrás. Ha nincs, az sem  katasztrófa, kb. évi 10-20eFt-ból megvan. A szoftverek, amelyeken fut, mind ingyenesek (Apache webszerver, MySQL adatbázis). A fejlesztés tényleg sokba kerülhet, de ha nem akartok sok extra fícsört, akár nevetségesen olcsó is lehet (a CodeCanyon-on pl. 16$-tól vannak kész rendszerek). Már csak kell valaki, aki párszor ennyiért telepíti és beállítja.