Ha már nem frissítettem az előbb:
A nagy lista mellé készítesz egy oszlopot a kis listából így: =HELYETTE([kicsi.xls]munkalapneve!A2;":";""), és ezt lefelé folytatod. Mind a két táblázat legyen megnyitva.

Most már egymás mellett vannak, vagy a nagy lista elemei mellé írsz egy darabtali függvényt, ami mutatja, hányszor szerepel az adott elem a kicsiban (praktikusan 0 vagy 1), és aszerint rendezel, vagy feltételesen formázod ugyancsak a darabteli függvénnyel.