Sziasztok,
Kiteszem ide azt a hosszú levemet, amit a zárt levelezési listára írtam.
Tárgy: A közüzemi elszámolás helyzete és egyéb IGEN FONTOS kérdések
Dátum: 2008.08.01. 19:44
Kedves tulajdonostársak,
Most kénytelen vagyok egy hosszú levelet írni, kérem olvassátok végig,
fontos. Ha ismert dolgokat is leírok, az csak azért van, hogy teljes
legyen a kép.
A történet valamikor tavasszal kezdődött, amikor már tisztán látszott,
hogy a jelenlegi közüzemi elszámolási rendszer (lényege: fix összegű
alapdíjak és fogyasztási egységárak) nem tartható, mert ez nem követi
a rendszeres gázáremeléseket, valamint *elvileg* *sem* létezik olyan
model, amely fix összegű árakkal működik úgy, hogy a kiszámlázott
összegek fedezik a gázszámlákat. (Azért, mert a konkrét fogyasztási
értékektől és egyéb tényezőktől függ a rendszer hatásfoka.)
A korábbi elszámolási rendszer miatt komoly hiány halmozódott fel (a
2007.01.01.-2008.03.31. időszakban mintegy 3.161.000 (!) Ft, tehát
ennyivel számláztunk kevesebbet a lakóknak, mint amennyi a gázszámlák
összege volt.)
Csináltam egy új elszámolási algoritmust, amelynek lényege, hogy az
egyes időszakok végén (tavasszal a fűtési időszak után, ősszel a
fűtési időszak előtt, valamint a gázár emelkedésekor) a tényleges
fogyasztási adatok alapján újrakalkuláljuk az időszakra vonatkozó
egységárakat, majd a különbséget kiszámlázzuk, ezzel biztosítva azt,
hogy a teljes gázszámlát beszedjük a lakóktól, valamint az így
kiszámított árakat alkalmazzuk az új időszakra, melyet az időszak
végén újra korrekciózni fogunk, stb. Ezt az algoritmust a 2008.
április 17.-i közgyűlésen elfogadtuk, a részletes algoritmust lásd a
közgyűléshez előzetesen kiküldött anyagban, valamint erre a listára
2008. április 15.-én kelt levelemben. Valamint elfogadtuk azt is, hogy
ezt visszamenőlegesen alkalmazzuk a 2007.01.01. időszaktól kezdődően.
Megjegyzem még azt is, hogy a közgyűlésen még a szavazás előtt az
egyik tulajdonostárs kérdésére a Közös Képviselő (továbbiakban: KK)
nevében Simon úr azt mondta, hogy ezt az elszámolási rendszert képesek
alkalmazni.
Ezután jó ideig nem sok minden történt, ugyan az algoritmus
előterjesztésekor felajánlottam segítségemet a számítás gyakorlati
végrehajtásához, de elsősorban a KK miatt ez nem konkretizálódott.
Végül 2008. június 2-án a KK részéről Bogár Anikóval leültünk
megcsinálni a számítást (Excelben), ez első körben nem vezetett
eredményre.
A fő problémát az jelentette, hogy az algoritmus feltételezi, hogy
rendelkezésre állnak az egyes lakásokban mért hőmennyiség és meleg víz
fogyasztási adatok. (Mert a lakók összes fogyasztása és a gázszámlák
alapján határozzuk meg az egységárakat.) Ez nincs így, mert a
tulajdonosok mintegy 15-20%-a nem adja le az óraállásait. Ezen
tulajdonosoknak 10-10 m3 hideg ill. meleg víz fogyasztást, illetve 1.5
MWh hőmennyiség fogyasztást számlázunk ki (ez jóval magasabb az
átlagos havi fogyasztásnál), de ez itt sajnos nem segít, amennyiben
ezen fogyasztási értékeket venném figyelembe, az jelentősen torzítaná
az eredményt (az alkalmazandó egységárakat). Ezért úgy módosítottam a
rendszert, hogy csak azon fogyasztási adatokat vettem figyelembe, ahol
az időszak elején ill. végén a tulajdonos leadta az óraállást, a
hiányzó részre pedig tulajdoni hányad szerint arányosítottam. (Tehát
ha 20% nem adta le, akkor a többiek összfogyasztását megszoroztam
1,25-el, és így jött ki az az összes lakásra vonatkozó összfogyasztás,
amelyet az algoritmusban figyelembe veszünk.) Lehetett volna azt is
tenni, hogy mégis figyelembe vesszük a mesterségesen magas értékeket,
így egy adott időszakra vonatkozóan az utólagos korrekciónál ugyan
teljesülne az, hogy pontosan a gázszámlák összegét számlázzuk ki a
lakók felé, de az egyes időszakok között így nagymértékben
"ugrálnának" az egységárak.
Ebből következik az a további probléma, hogy az így kiszámolt
egységárakat alkalmazva nem jön be pontosan a gázszámlák összege
(néhány százalékos eltérés van), itt még lehet azt tenni, hogy az
árakat egy konstanssal szorozzuk úgy, hogy az egyenlőség fennálljon.
További elvi problémát jelent az, hogy egy fűtési időszak alapján
megállapított egységárat nem célszerű automatikusan "előzetesen"
alkalmazni a soron következő nem fűtési időszakra, mert nem fűtési
időszakban nincs hőmennyiség alapdíj (ez adja ki a fűtésre elhasznált
gáz árának egy bizonyos hányadát). Ez azért jelent gondot, mert noha
az elszámolási rendszer úgy van kitalálva, hogy ezek egymást nem
igazán befolyásolják, teljes mértékben azért ez nincs így, valamint
nem célszerű úgy nekimenni egy fűtési időszaknak, hogy nincs
hőmennyiség egységár. (Ha szó szerint alkalmazzuk az elszámolási
algoritmust, akkor ezt kéne tenni, (sajnos erre korábban nem
gondoltam), amit persze a fűtési időszakot lezáró korrekció rendez, de
valószínű, hogy emiatt átmeneti hiány keletkezik.)
Erre a problémára az lehet a megoldást, hogy fűtési időszaknak az
előző fűtési időszak hőmennyiség egységárával és alapdíjával megyünk
neki, felszorozva esetleg az azóta megtörtént gázáremeléssel, persze
ezt az időszakot lezáró korrekciós elszámolás rendezni fogja, tehát
senkit sem ér előny vagy hátrány.
Itt még egy kis kitérő, mit kellene módosítani a témában:
- Meg kellene szüntetni a 10m3 / 10 m3 / 1.5 MWh felszámítását, ez nem
jelent túl hatékony ösztönzést az óraállás leadására, hiszen ha
egyszer nem adta le, most többet fizet, majd a következő hónapban
visszakapja, azt kész. Ehelyett nem ilyen extrém nagy fogyasztást kéne
felszámolni, hanem mondjuk az óraállást leadók átlagfogyasztását a
tulajdoni hányad figyelembe vételével, kiegészítve azzal, hogy az
óraállást le nem adók mindegy egyes alkalommal pluszköltséget
fizetnek, amit a következő elszámolásnál nem kapnak vissza. Ennek
mértéke lehet mondjuk 5000 Ft / alkalom, vagy esetleg "sávos"
rendszer, tehát a későbbi le nem adásoknál az összeg növekszik.
- Az előzővel párhuzamosan el kell törölni a faliújságra kitett lapra
írjuk az óraállásokat c. rendszert, helyette az őröknél kell leadni,
és a leadásról igazolást kapnak.
- Ha mégis marad a jelenlegi faliújságos rendszer, akkor úgy kell
csinálni, hogy az értékeket betűvel is kötelező kiírni (csökkentendő
az elírás veszélyét), valamint definíció szerint hideg és meleg vízből
csak egész óraállást lehet leadni. (Szintén csökkentendő az elírás
veszélyét, valamint elrontás veszélyét, nézzétek csak meg, hogy az
egyes "kis órák" milyen sorrendben vannak a mérőórán.) Nem értem,
miért lényeges a négy tizedes pontosságú adat, 1 m3 meleg víz ára
kevesebb, mint 1000 Ft, tehát felfele kerekítés esetén legfeljebb 500
Ft-al fizetek többet, a következő hónapban meg kevesebbet.
- A KK-nak leadott óraállásokat ellenőriznie olyan értelemben, hogy
megnézik, ebből mekkora fogyasztás jönne ki, ha negatív vagy "jó
nagy", akkor vélhetőleg elírás történt, ez esetben rá kell telefonálni
a lakóra a javítás érdekében.
- A papírra írt adatok gépre rögzítését két embernek egymástól
függetlenül kell végeznie, majd a két verziót összehasonlítani, ezzel
is csökkentve az elrontás valószínűségét.
- Az esetleges hibák kiszűrése azért fontos, mert ha pl. valakinek túl
rossz, túl nagy értéket ad le elírás miatt egy elszámolási időszak
záró óraállásának, akkor ennek azonnali korrekciója már nem
lehetséges, csak úgy, ha a lakó ezt 'lefogyasztja", avagy a következő
hónapban negatív fogyasztása van. Ennek az az oka, hogy ha
visszamenőlegesen, egy adott elszámolási időszak lezárása után
módosítanánk az óraállást, akkor ez sértené azt az elvet, hogy egy
adott időszakra vonatkozóan pontosan a gázszámlát kell "szétszámlázni"
a lakók felé.
- Van olyan, aki nem lakja a lakást, elutazik, stb. (Ő csak alapdíjat
fizet.) Ezt lehet, viszont az ilyen lakásokat le kell pecsételni, és
óraállások leadása idején ellenőrizni a pecsét sértetlenségét. Ha nem
sértetlen a pecsét, akkor le nem adónak minősül a lakó, lásd első
pont.
- Azon tulajdonosoknak, akik rendszeresen nem adják le, azokat
tértivevényes levélben kell felszólítani az óraállások rendszeres
leadására. Ennek az az értelme, hogy a rendszeresen le nem adók
jelentős része vélhetően bérlő, a tulajdonos nincs is tisztában a
helyzettel. Több alkalommal felkértem KK-t, hogy tegye ezt meg azon
lakókkal, akik 2008-ban legalább kétszer nem adták le az óraállást.
(Kitérő vége.)
A történet innen megint lassan folytatódott, a problémát az
jelentette, hogy a KK nem volt képes *valós* fogyasztási adatokat
átadni. A jelenleg az óraállás (és így a fogyasztási adatok)
nyilvántartását, egy hónapra vonatkozó számítást, és a díjbekérők
legyártását a KK részéről Bogár Anikó végzi. A folyamat a következő:
- Minden hónapban van 1 db Excel táblázat. Minden lakásra (lakásonként
1-1 sorban) szerepelnek a nyitó és záró óraállások, majd ebből
számított cellákkal jönnek ki a fogyasztások, majd abból a
részösszegek, és végül az végösszeg.
- A fenti Excelben a nyitó óraállások az előző havi Excelből jönnek
(technikailag a tárgyhavi Excel előállítása az előző havi
lemásolásával, majd módosításával keletkezik), a záró óraállásként
pedig felrögzítik a leadott óraállásokat (tehát az óraállások máshol
nincsenek nyilvántartva, csak ezen Excel állományokban).
- Ha ez kész, akkor a díjbekérők az Excel alapján a Word körlevél
funkciójával generálódnak.
- Az Excel alapján veszik fel az előírásokat a könyvelőprogramba (a
továbbiakban: könyvelés).
- Amennyiben valamilyen hiba történt (van ilyen, ezt részletesen
később), akkor egyedileg gyártanak új díjbekérőt, amit elmentenek,
vagy nem, és ezt vagy átvezetik az Excelben, vagy nem, valamint a
könyvelésbe, vagy nem. Azért ez a bizonytalanság (vagy nem), mert
nincs leírt "protokoll" a folyamatra, mindig úgy, ahogy "sikerült".
Az alapprobléma az volt, hogy bizonyos hónapokra az Excel
állományokból több is volt, nem volt egyértelműen megállapítható, hogy
melyik a valódi. Valamint az adatok eléggé "szemetesek" voltak, így
egy, az összes óraállást tartalmazó állomány összerakása hosszú
feladat volt. A korábban kiküldött díjbekérőkből rendelkezésre állnak
az óraállások 2008.04.30.-ig (tehát az április végi óraállás ismert),
bár éppen a 2008. áprilisi Excelt nem sikerült előkeríteni. Amit
először kaptam, az nyilvánvalóan rossz volt, mert abban a fogyasztások
kb. 3/4 része nulla. (ez valószínűleg egy köztes állapot volt, az
előző havi Excelből készítve, de az új óraállásokat csak részben
felrögzítve). Ezen kívül fel kellett rögzíteni a 2008.06.01.-i és
2008.07.01.-i óraállás adatokat, ez mostanra megtörtént.
Innentől kezdve a javítás menete a következő:
- Előszedjük a korábban, az időszakra (2007.01.01.-től kezdődően)
kiszámlázott (=esedékessé tett) összegeket. Ezt negatív előjellel
vesszük.
- A "egységárszámoló" Excel-el (ennek egy korábbi verzióját elküldtem
erre a listára 2008. június 27.-én) a fogyasztási adatok alapján
kiszámoljuk az egységárakat az alábbi időszakokra:
2007.01.01.-2007.04.30. (f'űtési)
2007.05.01.-2007.09.30. (nem fűtési)
2007.10.01.-2007.12.31. (f'űtési)
2008.01.01.-2008.04.15. (f'űtési)
2008.04.16.-2008.04.30. (f'űtési)
2008.05.01.-2008.06.30. (nem fűtési) - már beérkezett az a gázszámla,
amely a teljes júniusi időszakot lefedi.
- A korábbi díjbekérők fogyasztási adataival (tehát a "havi Excel"-ek
adatait felhasználva) az új egységárakkal kiszámoljuk az havi közüzem
díjat, majd ezt vesszük pozitív előjellel.
- A fenti adatokat 1 db Excelbe tesszük, ez alapján a Word körlevél
funkciójával generáljuk a díjbekérőket, természetesen az egyes hónapra
vonatkozó adatokat részletesen feltüntetve, tehát tételesen látszanak
a stornózott, valamint új összegek.
Most az a helyzet, hogy a fenti folyamat kb. kész (gyakorlatilag már
csak végre kellene hajtani), de kellenének hozzá a kiszámlázott
összegek. A KK álláspontja szerint ezt a "havi Excel"-ekből nyerhetőek
ki. Én viszont úgy gondolom, hogy azon adatok helyességét semmi nem
igazolja, többek közt az alábbiak miatt:
- Nem tudjuk, hogy egy adott Excel megfelel-e a valóságnak, lásd a
korábban már említett 2008.04-re vonatkozó fájlokat. (Melyik a valódi?
Ha valahol "csak egy" van, akkor biztos, hogy abból kerültek be az
adatok a könyvelésbe? Mi van, ha nem?)
- Történtek egyedi javítások, rendelkezésemre áll mintegy 20 db olyan
egyedileg módosított díjbekérő (maga a módosított Word fájl), amit az
Excelbe és/vagy könyvelésbe vagy átvezettek, vagy nem.
- Az Excel fájlok helyessége amúgy is megkérdőjelezhető, pl. az alábbi
típusú hibák miatt:
- mintegy 20 db lakásra effektíve rossz a számítás, tehát nem
teljesülnek az olyan alapvető összefüggések, hogy a részösszegek
(hideg víz díj, meleg víz díj, stb.) összege megegyezik az "összeg"
adattal, vagy pl. az, hogy az előző havi díjbekérőn szereplő záró
óraállás megegyezik a nyitó óraállással. Ezeknél "kézzel"
belemódosítottak.
- 3 hónapban kb. 100 (!) lakásra összesen mintegy 300 esetben "csak
majdnem" teljesül az előző havi díjbekérőn szereplő záró óraállás = a
nyitó óraállás összefüggés, mert az előző havi záró adat egészre
kerekített, a tárgyhavi nyitó pedig nem, vagy fordítva.
(Persze ez most mindegy, mert az összegekre stornó, az új értékek
kiszámlázása előtt amúgy is javítani kell a fenti típusú hibákat.)
Ezért tehát *kizárólag* a könyvelésből lehet venni az stornózandó előírásokat.
A KK-t több alkalommal felszólítottam, hogy a stornózandó előírás
összegeket a könyvelésből nyerje ki, amennyiben ezt nem tudják
maguktól, ehhez felajánlottam a segítségemet. (Amikor nem a közüzemi
elszámolást csinálom :-) , adatbázis programozással foglalkozom.)
KK erre nem hajlandó és/vagy képes. Elmondtam Bogár Anikónak, hogy
miért kell a könyvelésből az adat, egyértelművé tettem, hogy a
könyvelésből származó adatokat várok, ezt meg is értették, ennek
ellenére az Excel-ből összedobott állományt adtak. Ezen felül Simon úr
sincs képben, ugyanis az Excel-ek helyességét firtató kérdésem kapcsán
azt állította, hogy az óraállás adatok a könyvelésben is megvannak. Ez
a kijelentés tényszerűen nem igaz (pl. mert van olyan lakás, ahol
rossz a hőmennyiség mérőóra, ezért erre a lakásra a hasonló típusú
lakások átlagfogyasztását számítják fel, ezt az átlagolás az Excelben
történik ami ellentmond annak, hogy a könyvelésben van az etalon adat,
valamint Bogár Anikó elmondása szerint sincsenek meg az óraállások a
könyvelésben), tehát Simon úr vagy nincs tisztában, hogy mit és hogyan
tartanak nyilván / könyvelnek, vagy hazudik.
Lehet találgatni, hogy KK miért ragaszkodik mereven az Excel-ben lévő
adatok felhasználásához a stornózásnál. Azt is elképzelhetőnek tartom,
hogy ennek fő oka nem a könyvelésből történő adatkinyerés esetleges
technikai nehézsége, azt sem tartom kizártnak, hogy valami súlyos
probléma lehet a könyveléssel. A korábban elejtett információkból úgy
tűnik, hogy korábban a könyvelésükben valami nagy gond volt
(programhiba, esetleges adatvesztés), amit vagy orvosolni tudtak, vagy
nem. Ad absurdum az sincs kizártva, hogy nincs hiteles adatokat
tartalmazó könyvelés, tehát közvetlen módon nem tudják megmondani,
hogy egy adott lakóval szemben milyen előírások történtek (közüzem +
közös költség), valamint milyen befizetései voltak.
Ezt a problémát tegnapelőtt jeleztem az SZB elnökének, felkértem az
SZB-t arra, hogy vizsgálja meg a tulajdonosi szintű könyvelést. Azt a
választ kaptam, hogy megkeresik KK-t a kérdéssel. Az előbb beszéltem
az SZB elnökével, a KK nem adott érdemi választ a kérdésekre.
A KK-val történt utolsó kommunikáció az volt, hogy az Excelekből
összevadászott korábbi előírás adatokra válaszul jeleztem, hogy nem
ezt kértem, valamint az általam kért adatok megadása szükséges
feltétele a további együttműködésünknek.
Ez az a pont, amikor már nem tudok mást csinálni, csak azt, hogy a
nyilvánossághoz fordulok.
Hozzátenném azt, hogy eddig viszonylag ráértem (relatív kevés
munkahelyi teendőm volt), mátol már nincs így, tehát vagy azt
csináljuk, hogy KK szolgáltatja a stornózandó előírás adatokat a
könyvelésből, majd még a hétvégén (holnap vagy holnapután) délelőtt
tízkor leülünk KK-val az irodájukban megtámogatva egy olyan emberrel,
aki bele tud nézni a könyvelésbe, ha még bármi gond van, valamint
rendelkezése áll az összes papír alapú leadott óraállás, hogy ha
valamit még javítani kéne, vagy pedig megoldják az elszámolást
valahogy máshogy, nélkülem.
A jövőre vonatkozóan azt kívánom megjegyezni, hogy amit KK eddig
csinált a közüzemi fogyasztások nyilvántartása és elszámolása kapcsán,
az teljes mértékben kimeríti a szakmai dilettantizmus (számolgatunk
valamit Excelben, de nem értünk hozzá eléggé), hanyagság (számolgatunk
valamit Excelben, aztán jól kiküldjük a tulajdonosoknak, de nem
ellenőrizzük, hogy jó-e), komolytalanság (mennek a dolgok maguktól,
majd csak akkor csinálunk meg valamit, ha nagyon muszáj, vagy még
akkor sem), felelőtlenség (a 2008. május és június hónapra vonatkozó
közüzem kiszámlázása még nem történt meg, mert ehhez le kellett volna
rendezni a visszamenőleges elszámolást, lehet sejteni, hogy emiatt
milyen a ház anyagi helyzete.) és más egyéb fogalmakat. Azt is
jegyezzük meg, hogy az elszámolási rendszert 2008 április 17.-én
fogadtuk el, június 2.-ig a KK nem tudott/akart bármit is tenni az
ügyben, akkor is csak azért, mert folyamatosan ezzel zaklattam,
illetve megcsináltam helyette a számítást, ma meg ma (augusztus 1.)
van. Botrányos, hogy többhavi elmaradásban vannak egy olyan
feladattal, amit rég meg kellett volna csinálniuk, az egésznek igen
komoly anyagi vonzata van (csodálkozom, hogy ekkora hiánnyal még
működünk, nem lennék meglepve, ha egyszer csak kikapcsolnák valamely
közszolgáltatást), és amikor azt vetettem fel, hogy akkor talán a
munkatársuknak 100%-ban (vagy többen) ezzel kéne foglalkoznia, azt a
választ kaptam, hogy azt sajnos nem lehet, mert más házak ügyeit is
kell intézni. Nem igazán értem, mit képzelnek magukról.
És itt jön a konklúzió:
Javaslom, hogy távlatilag keressünk egy olyan közös képviselő céget,
amely képes a fenti helyzet érdemi kezelésére, és rúgjuk ki a
jelenlegit. Persze előtte érjük el, hogy végezzék el azt a feladatot,
amiért fizetjük/fizettük őket.
|
